El aterrizaje de las tecnologías digitales y la digitalización de la información en Chile ha generado importantes efectos en la sociedad y en las empresas en general.
Si bien el país ha acelerado el paso, arrastrado por la pandemia, aún el 59% de las organizaciones en Chile se encuentran en un nivel Análogo o Inicial, según el Índice de madurez digital 2020.
La transformación digital abarca múltiples ámbitos, pero la base para iniciarla es la digitalización de la información que maneja la empresa. Esto dará pie a más cambios y a poder innovar y generar una propuesta de valor con los datos.
¿Dónde comenzar?
La mayor parte de la carga de trabajo en las organizaciones pasa por la gestión documental. Lo anterior, implica la administración del flujo de documentos de todo tipo, la recuperación rápida de la información, junto con una custodia segura y adecuada de los datos más valiosos. Aquí es donde la digitalización de la información marca el punto de inflexión hacia el cambio.
Beneficios de la Digitalización de la información
1.- Incremento de la productividad en los equipos de trabajo
Invertir en soluciones digitales, permite disminuir la carga de trabajo y posibles errores, traduciéndose en un ahorro sustancial y real de dinero.
Tu equipo de trabajo podrá:
- Encontrar lo que necesita en minutos y no en horas.
- Mejorar la comunicación, todas las modificaciones en un documento digital pueden ser vistas en tiempo real.
- Acceder a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos.
Entrega flexibilidad a tu organización, permitiendo a los miembros del equipo que están fuera de la oficina o en teletrabajo realizar sus tareas de manera más expedita.
2.- Reducción de riesgos asociados a la pérdida de la información
Los documentos en papel, se dañan y pierden constantemente y de múltiples maneras. Estos accidentes pueden ser críticos para las organizaciones que no cuentan con copias digitales en discos externos o en la nube. Por eso, contar con respaldos electrónicos te dará la seguridad de saber que podrás acceder a tus archivos valiosos, aunque tu oficina se esté incendiando o inundando.
3.- Ahorro en la reimpresión de documentos
Posiblemente en tu oficina cada vez que quieres compartir o guardar un documento le sacas una copia y acumulas una gran cantidad de papeles desactualizado. Esto te obliga a gastar mucho dinero en papel y tinta para luego desecharlo o contar espacio físico donde almacenar.
Fomenta la digitalización de los documentos existentes y provee herramientas de almacenamiento digital. Gradualmente, tu equipo se acostumbrará a compartir y trabajar con documentos de manera electrónica.
Según el Índice de Transformación Digital 2021, la dimensión ‘Liderazgo hacia lo digital’, subió tres puestos, pasando de 44 a 47 puntos, su máximo crecimiento en el histórico en lo que va de medición. Este avance da cuenta de un cambio cultural al interior de las organizaciones, donde los líderes lograron coordinar, movilizar e involucrar, en mayor medida, a toda la organización en el proceso de transformación.
4.- Ahorro de espacios
El almacenamiento electrónico es una forma realizable y escalable para ganar espacio en la oficina. Al digitalizar los documentos consigues ganar espacio que antes ocupaban los archivadores, logrando más espacio físico para destinarlo a otras funciones.
Finalmente, digitalizar documentos es solo ganancia para tu empresa, al aumentar la eficiencia y productividad del equipo de trabajo, reducir gastos y contribuir con el medio ambiente. Este es tu momento de librarte de las ataduras del papel.
